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【採用担当者向け】採用プロセスを改善する方法は?注意点や5つのポイントを紹介

「採用活動を行ってはいるけれど、思ったような人材を採用できない」
「もっと自社に合った人材を採用したい」
といったお悩みはありませんか。

採用活動は計画から内定まで一連の流れに沿って行われますが、思ったような結果が出ないと感じている場合は、採用プロセスに何らかの問題がある可能性が高いです。

この記事では、

  • 基本的な採用プロセスの流れ
  • 採用プロセスを見直すための注意点
  • 採用プロセスの改善方法

といった内容について、詳しく解説します。

採用でお悩みの方は、ぜひ最後までご一読ください。

採用プロセスの基本的な流れ

計画、プラン、企画

採用活動がうまく行かないと悩んでいる場合は、採用プロセスそのものに問題がある可能性が高いです。
まずは、基本的な採用プロセスの流れについて紹介します。

1.採用計画を立てる

採用活動を行う際は、はじめに採用計画を立てます。

ただ、採用計画と言っても難しいことを考える必要はなく、

  • 何人募集するのか
  • 各職種に対する募集人数
  • 予算
  • どのような人材が欲しいのか(スキル・資格・経験など)

といった内容を中心に決めましょう。

数ある項目の中でも、「求める人物像」を明確にすることは非常に重要です。
企業側が求める人物像と採用した人物にギャップがあると、内定辞退や早期離職にもつながってしまいます。
また現場の意見を取り入れず、採用担当者だけで人物像を決めることも、採用ミスマッチが生じる原因となります。
採用計画を立てる際は、現場の意見も取り入れながら、社内全体で話し合って決めていくことが重要と言えます。

2.募集要項を作成し、募集を開始する

次に募集要項を作成し、募集を開始します。

募集要項は、求職者が選考を受けるかどうかを決める最も重要な部分です。
細かな情報も漏らさず記入し、できるだけ分かりやすい要項の作成を心がけましょう。

募集要項には、求める人物像からそれた人の応募を防ぐ効果もあるため、分かりやすい募集要項の作成は、採用活動の効率化にも役立ちます。
募集要項を作成する際は、できるだけ具体的に記入し、求職者がなるべく疑問を感じないようなものにしましょう。

3.選考を実施する

選考は主に面接で行われ、転職の場合はこれまでの経験やスキルを重視することが多いです。
ただ面接では単にこれまでの経歴を聞くだけでなく、人間性についても判断する必要があります。

人間性や人柄についての質問や判断基準はあいまいになりやすいため、選考を実施する前に基準を明確にしておくことが重要です。
また求職者の本来の姿を把握するため、話しやすい雰囲気づくりも大切だと言えるでしょう。

4.内定・内定後のフォローを行う

採用活動は内定を出すことがゴールとなってしまうことも多いです。
しかし内定を出しただけでそのままになってしまうと、内定者が不安を感じ、内定辞退につながってしまいます。
内定を出した後は入社までに何度か連絡をするほか、面談などを実施し、内定者の不安をできるだけ取り除けるためのフォローを行いましょう。

採用プロセスを見直すための3つの注意点

計画、プラン、企画、グラフ

ここまで、基本的な採用プロセスの流れについて紹介しました。
採用活動が上手くいかないと感じている場合は、採用プロセスの改善が必要となることが多いです。

ただ採用プロセスを改善するためには、採用における課題を見つけることが重要なため、ここでは課題を発見するため注目したい3つのポイントを紹介します。

1.応募開始後

まず注目したい点は、応募開始後です。

  • 応募開始からしばらく経ったが、人が来ない
  • 応募してくる人はいるが、想定しているターゲット像から離れている

など応募開始後に人が来なかったり、ターゲット像から離れたりしている場合は、募集要項に問題がある場合が多いです。
求職者は、募集要項に掲載されている情報だけで、選考を受けるかどうかを決めます。

上記のような課題を感じている場合は、募集要項の文章が伝わりにくかったり、報酬が見合っていなかったりと、様々な問題点が考えられます。
応募開始後に課題を感じるときは、まず募集要項やターゲット像の見直しを行ってみましょう。

2.採用開始後

応募者数や応募してくる求職者に問題がない場合は、問題点は採用開始後にあるかもしれません。

たとえば「面接に合格する人のレベルに差が見られる」などの場合は、

  • 評価基準があいまいである
  • 質問の内容が具体的ではない

などが問題であることが考えられます。
採用開始後、つまり選考に問題があると考えられる場合は、質問の内容や採用基準の統一を行うとよいでしょう。

3.内定が出た後

選考がスムーズに進んでいても、内定後に課題がある場合もあります。

  • 内定辞退する人が多い
  • 入社してもすぐに辞めてしまう
  • 面接と入社後の印象が異なる

などがよく起きている場合は、内定後のフォローや採用活動全体に問題がある可能性が高いです。

特に内定辞退や早期退職は、入社前と後のギャップや、職種に対する理解不足により起こることが多いです。
内定を出して終わりにするのではなく、内定を出した後は、面談などで不安を解消するなど、手厚いフォローを行うようにしましょう。

また入社後に関する問題が生じている場合は、採用活動全体に問題があると考えられます。
この場合は、そもそも採用しようと考えている人物像や、採用の方法を見直す必要があると言えます。

採用活動は内定を出すまでではなく、求職者が入社して働きはじめるまで継続させることが重要です。
内定後のフォローは、内定辞退を防ぐために特に重要なポイントですので、定期的な連絡や面談などを実施し、内定者の不安を1つでも減らすように心がけましょう。

採用プロセスの5つの改善方法

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ここまで採用プロセスの基本情報や、注意点について紹介しました。

ただ採用プロセスの改善は簡単ではなく、改善のためには、細かなポイントを見直していく必要があります。
最後に、採用プロセスの5つの改善方法を紹介します。

1.社内における採用の人物像の見直し

1つ目は、社内における採用の人物像の見直しです。

先述の通り、採用担当者だけで人物像を決めてしまうと、現場が欲しい人物像や、企業全体の方針とのズレが生じてしまいがちです。

現場と採用担当が思い描く人物像にズレがあると、採用ミスマッチが生じ、結果として離職率の向上につながってしまいます。
採用担当者だけで欲しい人物像を決めずに、他の部署の意見も取り入れ、会社全体で人物像を決めるようにするとよいでしょう。

2.採用管理システム(ATS)の導入

2つ目は、採用管理システムの導入です。
採用管理システムとは、採用活動に関する業務を一元管理できるシステムのことです。
英語ではApplicant Tracking Systemと言われるため、略してATSと呼ばれることもあります。

採用管理システムでは、面接の評価や、応募者の情報などをすべて管理する事ができ、導入によって採用業務の効率化が可能になります。

またシステム導入後は、採用の進行状況を可視化できるため、採用の人手不足の解消などにも役立ちます。
様々なタイプのサービスが提供されているので、導入時は複数社を比較して選ぶことが重要です。

3.採用代行会社の活用

3つ目は、採用代行業者の活用です。
自社内で採用プロセスの改善が難しい場合や、問題点が分からない場合は、一度プロの力を借りることで課題を解決しやすくなるでしょう。

採用代行会社は様々なノウハウを所持しており、応募者の管理・選考日程の調整など、会社によっては色々な作業を代行してもらうことができます。
採用に関する人手不足の解消の他にも、採用プロセスにおける問題点の客観的な判断にも役立つでしょう。

4.応募者とのやり取りの迅速化

応募者は、複数の企業の選考を並行して受けていることがほとんどです。
すると連絡のタイミングによっては、同じようなスケジュールで選考を実施していた企業が先に内定を出すことにより、選考辞退や内定辞退の可能性が高まります。

やり取りの迅速化は、少しでも内定辞退を減らすためにも役立ちます。
近年はLINEなどを活用して、やり取りを迅速化する企業も増えています。
やり取りのスピードを上げることで、選考途中での離脱や内定辞退の防止にもつながるでしょう。

5.内定を出した後のフォロー

また内定辞退が多い場合は、内定を出した後のフォローが足りないケースもあります。
採用担当者側は十分な情報を提供していると思っていても、内定者は細かなことに不安を感じています。

よって内定辞退を防ぐためには、できるだけ不安を解消することが重要だと言えるでしょう。
なお不安を解消するには、現場社員とのコミュニケーションの機会を設けたり、採用担当者との面談を行ったりすることが効果的です。

採用に課題を感じている場合は、採用プロセスの見直しが必要

この記事では、採用プロセスの基本的な流れや、採用プロセスの見直し方について解説しました。
採用に何かしらの問題点があると感じている場合は、採用プロセスの見直しが必要です。
現在発生している問題を段階ごとに分けて見直し、課題の解決に取組んでみてください。

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