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【例文あり】採用辞退メールの書き方|断り方のマナーや注意点を紹介

転職活動の結果、複数社から内定をもらった場合や、希望する条件と合わない場合は、内定を辞退することになります。

内定辞退は気が重いと感じるかもしれませんが、連絡が遅くなるほど、採用担当者に迷惑をかけることになってしまいます。内定辞退の連絡はメールでも問題ないものの、いくつかのマナーに気をつけて作成することがポイントです。

この記事では、採用辞退を伝えるメールの書き方や、断り方のマナー・注意点について詳しく解説します。例文や送信時のポイントについても紹介しますので、ぜひ最後までご一読ください。

内定辞退の際に絶対に気をつけたい5つのマナー

内定辞退を伝える際には、以下のようなマナーに気をつける必要があります。

  • 1.なるべく早く連絡する
  • 2.連絡する時間に気をつける
  • 3.丁寧な対応を心がける
  • 4.理由を明確にする
  • 5.入社の2週間前までには連絡する

以下、1つずつ詳しく解説します。

1.なるべく早く連絡する

内定辞退の際に最も気をつけたいマナーは、内定辞退が決まり次第なるべく早く連絡をすることです。

内定辞退をする人が出ることについては企業側も想定していますが、辞退者が出たことで、追加で人を募集することも多いです。よって内定辞退の連絡が遅れると、その分担当者が採用活動を再開するタイミングが遅くなってしまいます。

連絡しづらいと感じるかもしれませんが、迷惑をかけないようにするためにも、辞退を決めた後はなるべく早く連絡するようにしましょう。

2.連絡する時間に気をつける

また連絡する時間に気をつけることも、内定辞退の際のマナーの一つです。

電話、メールなどの連絡手段に関わらず、できるだけ会社の営業時間内に連絡するようにしましょう。

また仕事の関係などで営業時間終了後にメールを送る場合は、「遅くに失礼いたします」などと一言添えるか、メールの予約送信機能を使用することがおすすめです。

3.丁寧な対応を心がける

内定辞退を伝えるのは、誰でも気が重いものです。

「連絡しなければいけないことは分かっているけれど、連絡しづらい」「気まずい」と感じる人も多いでしょう。

しかし連絡しないことは絶対に避けるべき行為です。

採用担当者は、内定を出すまでに多くの時間と手間をかけています。内定辞退を伝える際は感謝の気持ちを伝え、できるだけ丁寧な対応を心がけましょう。

4.理由を明確にする

内定辞退の際は、必ずしも辞退の理由を明確にする必要はありません。

よって「検討を重ねた結果」「諸般の事情により」などのあいまいな表現にとどめても問題ないとされています。

ただ、場合によっては担当者から理由を聞かれることもあります。

メールで連絡する場合は理由を聞かれることは少ないですが、理由を明確にしておく方が、気持ちが伝わりやすいです。「第一志望の企業から内定をもらった」「家庭の事情で転職が難しくなってしまった」など、可能な範囲で理由を説明するとよいでしょう。

5.入社の2週間前までには連絡する

また、内定辞退の連絡をする時期にも気をつける必要があります。できれば、内定通知から1週間以内には連絡をするように心がけましょう。

内定から入社までに期間が空く場合は、遅くとも入社の2週間前までに連絡することが重要です。

転職の場合は内定から入社までの期間が短いこともありますので、もし他の会社と迷っている場合は、正直に伝えておきましょう。そして内定辞退を決めた後は、できるだけ早く連絡することがポイントです。

内定辞退のメールを送る時の4つのポイント

次に、内定辞退のメールを送る際のポイントについて紹介します。

  • 1.メールの内容がひと目で分かる件名にする
  • 2.内定をもらったことに対し感謝の言葉を述べる
  • 3.内定を辞退することを明確にする
  • 4.丁寧にお詫びをする

以下、1つずつ詳しく解説します。

1.メールの内容がひと目で分かる件名にする

採用辞退のメールを送っても、人事担当者がメールを見逃してしまう可能性もあります。またメールが届いていても、重要な内容ではないと判断されて、メールの確認が遅くなってしまうかもしれません。

重要なメールであることがひと目で分かるように、「内定辞退のご連絡」といった分かりやすい件名をつけるようにしましょう。

2.内定をもらったことに対し感謝の言葉を述べる

内定辞退のメールは、内定を辞退する意思だけを伝えるメールと思いがちです。しかし内定辞退を伝えるメールでは、必ず内定通知に対するお礼や、面接をしてもらったことへのお礼を伝えることが重要です。

会社の担当者は、多くの時間をかけて採用活動を行っています。一緒に働く仲間として選んでもらったことに対して、丁寧にお礼を伝えるとよいでしょう。

3.内定を辞退することを明確にする

内定に対するお礼を書いた後には、すぐに結論を述べましょう。心苦しさを感じるかもしれませんが、先に結論を書かないと、回りくどいメールになってしまいます。

メールを読む人の時間を無駄に奪わないためにも、内定を辞退する旨をはっきりと述べることが重要です。

4.丁寧にお詫びをする

内定を辞退する旨を伝えた後は、丁寧にお詫びをしましょう。採用担当者は「あなたと一緒に働きたい」という気持ちで内定を出しています。

忙しい中面接の時間を割いてもらったことや、期待に応えられなかったことに対するお詫びの言葉を一文入れておきましょう。またメールでの連絡となってしまったことについて、合わせてお詫びの言葉を書いておくとよいでしょう。

内定辞退のメール例文

ここまで、内定辞退をする際のマナーや、メールを書くときのポイントについて解説しました。

ここでは内定辞退のメールの例文を紹介しますので、メール作成時の参考にしてください。

件名:内定辞退のご連絡 〇〇□□(氏名)

本文:

〇〇株式会社

人事部 □□様

お世話になっております。

先日内定のご連絡をいただきました〇〇□□です。

この度は内定のご連絡をいただき、誠にありがとうございました。

このようなお知らせをいただきながら大変恐縮ではございますが、内定を辞退させていただきたく思いご連絡いたしました。

自分の適性について改めて検討した結果、別の企業とのご縁を感じ、内定辞退を決意いたしました。

選考に際し貴重なお時間をいただきながら、このようなご連絡となり誠に申し訳ございません。

本来ならば貴社にお伺いし、直接お詫びすべきところではございますが、メールでのご連絡となりましたことを、何卒ご容赦いただきたくお願い申し上げます。

末筆ながら、貴社の益々のご発展を心よりお祈り申し上げます。

—————————————————

〇〇□□(氏名)

住所

連絡先

—————————————————-

内定辞退メールに返信がない場合

内定辞退のメールに企業から返信が来ても、基本的にはそのメールに対する返信は不要です。

しかし内定辞退のメールに返信がない場合は、「何らかのトラブルでメールが到着していない」「担当者がメールに気がついていない」などのトラブルが発生している可能性があります。

数日待っても連絡が来ない場合は、電話かメールで連絡をしてみましょう。メールでも構いませんが、できれば直接話すことができる電話での連絡がベストです。

なお電話をする際は、出社や退社間近・お昼時などは避けて連絡をしましょう。

採用辞退メールはなるべく早く送り、感謝の気持ちを忘れないようにする

ポイント

この記事では、内定を辞退する際のマナーや、メールを書く際のポイントについて解説しました。

内定辞退の連絡は、電話ではなくメールで行っても問題ありません。

しかし内定辞退を決めたら、できるだけ早く連絡することが重要です。また内定辞退をメールで伝える際は、まず内定をもらったお礼を伝え、内定を辞退する旨をはっきりと伝えるようにしましょう。 内定をもらったことに対する感謝を忘れずに、丁寧なメールを作成するように心がけてください。

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